В условиях цифровой трансформации, эффективное управление проектами становится для компаний все более важной и сложной задачей. Привычные и устоявшиеся методологии и подходы уже не всегда способны обеспечить достаточную гибкость и адаптивность для успешного выполнения проектов. Вместе с тем, гибкость в управлении проектами становится ключевым фактором, позволяющим организациям эффективно адаптироваться к быстро меняющейся бизнес среде и использовать все преимущества цифровых технологий.

Будучи ответом на нестабильность и неопределённость, гибкое управление проектами (Agile) позволяет организациям более эффективно управлять переменами и быстро реагировать на изменения условий. Как компании применяют различные методологии гибкого управления проектами, такие как Scrum и Kanban, с какими вызовами и препятствиями сталкиваются при внедрении гибкого управления проектами?

Основные принципы гибкого управления проектами

Гибкое управление проектами – это подход к управлению проектами, который широко применяется в проектах цифровой трансформации.

Основные принципы такого подхода:

• Итеративность. Проект разбивается на небольшие итерации, в течении которых происходит разработка и тестирование конкретного функционала или продукта.
• Коммуникация. Важное значение придаётся тесному сотрудничеству между командой проекта и заказчиком. Регулярные встречи, открытая коммуникация и обратная связь способствуют эффективному сотрудничеству и выработке правильных решений.
• Самоорганизация. Команда проекта имеет высокую степень самоорганизации и автономии. Распределение ролей и обязанностей происходит внутри команды, и каждый член команды принимает активное участие в принятии решений и определении пути разработки.

Преимущества гибкого управления проектами

В отличие от традиционных методологий управления проектами, таких как каскадная модель (waterfall model), гибкое управление признает и поддерживает необходимость изменений и быстрого реагирования на новые требования и условия. Таким образом гибкое управление позволяет:

• Повысить гибкость. Гибкое управление позволяет быстро адаптироваться к изменениям требований и рыночным условиям, что особенно важно в контексте цифровой трансформации, где технологии и требования постоянно меняются.
• Улучшить качество продукта. Благодаря итеративности и регулярному тестированию, гибкое управление способствует более высокому качеству продукта и возможности быстрой обратной связи для внесения корректировок.
• Улучшить коммуникацию. Открытая коммуникация и регулярное взаимодействие с заказчиком способствуют более четкому пониманию требований и ожиданий.
• Эффективно использовать ресурсы. Гибкое управление позволяет эффективно использовать ресурсы, так как их распределение и приоритеты могут быть определены на основе текущих потребностей и результатов итераций.

Методологии Scrum и Kanban

Scrum и Kanban – это две из наиболее популярных методологий гибкого управления проектами.

Scrum является итеративной и инкрементальной методологией гибкого управления проектами, основанной на коллаборативной работе в команде. В Scrum проект разбивается на короткие временные периоды, называемые спринтами (обычно 1-4 недели). Основные элементы Scrum включают:

1. Роли: Scrum-мастер, Владелец продукта и Команда разработчиков.
2. Спринты: фиксированные временные рамки (обычно от 1 до 4 недель), в течение которых выполняется работа.
3. Задачи и бэклог: задачи проекта организуются в бэклоге продукта, а затем выбираются для выполнения в каждом спринте.
4. Ежедневные встречи: короткие ежедневные совещания, где команда обсуждает прогресс работы и планы на день.
5. Обзор спринта: в конце каждого спринта команда демонстрирует результаты своей работы за этот период.
6. Ретроспектива спринта: команда анализирует, что прошло хорошо и что можно улучшить перед следующим спринтом.

В Kanban основной акцент делается на визуализацию работы и ограничении количества задач в работе одновременно. Основные элементы Kanban включают:

1. Kanban-доска: визуальная доска, которая отображает все задачи и их текущий статус.
2. Ограничение рабочего процесса: определение максимального количества задач, которые могут быть выполнены одновременно в каждом статусе.
3. Пул задач: задачи помещаются в пул и выбираются для выполнения, когда команда готова приступить к новой задаче.
4. Визуальный контроль: команда может легко видеть, какие задачи требуют внимания и какие задачи уже выполнены.

Препятствия при внедрении гибкого управления

При внедрении гибкого управления проектами организации могут столкнуться с рядом вызовов и препятствий, среди них:

1. Культурные изменения. Внедрение гибкого управления проектами требует изменения культуры и подходов к работе в организации. Это может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, особенно если они привыкли к традиционным методологиям управления проектами.

Коммуникация и обучение сотрудников о преимуществах и целях гибкого управления могут помочь преодолеть эти вызовы. Также не стоит забывать, что менеджмент должен быть примером для сотрудников и поддерживать их в процессе изменений.

2. Организационная структура. Гибкое управление проектами подразумевает децентрализованную и самоорганизованную командную структуру. Организации могут столкнуться с трудностями в адаптации своей структуры и распределении ролей и обязанностей.

Важно чётко определить роли и ответственности в гибком управлении проектами и обеспечить понимание их значимости. Также можно начать внедрение с пилотного проекта или конкретной команды, чтобы протестировать переход в ограниченной среде, и уже потом распространить его на всю компанию.

3. Измерение и оценка. Гибкое управление проектами подразумевает фокус на поставленных целях и непрерывную оценку прогресса. Компании могут испытывать трудности в измерении и оценке достигнутых результатов, особенно если они привыкли к более традиционным методам измерения успеха. Важно разработать подходящие метрики и инструменты для оценки прогресса и достижения целей.

4. Управление зависимостями и координация. Гибкое управление проектами может повлечь за собой более распределённые команды и более децентрализованный процесс принятия решений. Организации могут столкнуться с вызовами в управлении зависимостями между проектами и координации работы различных команд. Эффективная коммуникация и использование инструментов управления проектами могут помочь в управлении зависимостями.

5. Проблемы коммуникации. Гибкое управление подразумевает наличие эффективной системы коммуникации, что также может стать проблемой.

Для её решения необходимо создать атмосферу, где сотрудники смогут комфортно выражать свои идеи, а также подобрать наиболее удобные инструменты коммуникации. В зависимости от потребностей компании это может быть электронная почта, мессенджеры, видеоконференции или специализированные платформы. 

Важность гибкости для цифровой трансформации

Цифровая трансформация представляет собой огромный вызов и возможность одновременно. Быстрые темпы технологического развития и постоянные изменения требуют от компаний гибкости и способности адаптироваться к новым условиям. Из-за роста скорости, с которой организациям необходимо успевать адаптироваться, в том числе из-за быстрого развития цифровых технологий, гибкость становится важным компонентом успешного управления проектами. 

Узнать больше о цифровой трансформации вы сможете на нашей онлайн-конференции Go Digital 13-14 декабря.