В современном мире, где технологические инновации резко меняют ландшафт бизнеса, термин «цифровая трансформация» стал неотъемлемой частью корпоративной стратегии. Цифровизация перестала быть просто модным трендом и стала ключевым фактором выживания и процветания предприятий в нашей цифровой эпохе.

Одним из наиболее существенных аспектов цифровой трансформации является оптимизация бизнес-процессов. Этот означает не только улучшение существующих операций, но и пересмотр бизнес-модели с учетом новых возможностей, предоставляемых цифровыми технологиями. Оптимизация бизнес-процессов — это системный подход к улучшению эффективности выполнения задач и операций внутри организации. Цифровые технологии играют решающую роль в оптимизации бизнес-процессов, предоставляя организациям инструменты для автоматизации, аналитики, автоматизации и улучшения коммуникаций.

В этой статье мы рассмотрим, какие возможности предоставляют цифровые технологии для оптимизации бизнес-процессов и какие шаги можно предпринять для их успешного внедрения.

Автоматизация рутинных задач

В наше время, когда технологии стремительно развиваются, и цифровые инструменты становятся все более мощными, автоматизация рутинных задач становится не только возможностью, но и необходимостью для бизнеса любого масштаба. Рассмотрим несколько типичных задач, которые могут быть автоматизированы:

• Обработка данных. Ввод и обработка данных из различных источников, таких как электронные таблицы, базы данных и онлайн-формы. Например, сортировка и фильтрация данных, проверка на дубликаты, а также преобразование данных в нужный формат могут быть автоматизированы.
• Управление электронной почтой. Фильтрация, сортировка и ответы на электронные письма относится к задачами, которые можно автоматизировать с помощью специализированных программных решений.
• Управление задачами. Автоматизация процессов планирования и назначения задач позволяет оптимизировать распределение ресурсов и повысить производительность персонала.
• Генерация отчетов. Создание регулярных отчетов по финансовым показателям, продажам или производственной деятельности может быть автоматизировано для ускорения процесса и минимизации ошибок.

Автоматизация монотонных и повторяющихся задач играет ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов. Позволяя быстро освободить человеческие ресурсы, она предоставляет возможность задействовать их на более важных аспектах бизнеса, таких как стратегическое планирование, инновации и взаимодействие с клиентами. Кроме того, как хорошо известно, люди плохо справляются с монотонной работой, что часто приводит к возрастанию числа ошибок и снижению качества работы. Автоматизация же не только сокращает вероятность человеческих ошибок, но и значительно ускоряет выполнение необходимых задач, повышая эффективность и продуктивность работы предприятия.

В качестве примера можно привести кейс автоматизации HR-процессов в Сбере. С помощью ИИ более 80% копий личных документов сотрудников (что составляет около 120 000 документов в год) распознаются и переносятся в кадровую систему. Это включает в себя не только печатные файлы, но и рукописные документы и нечеткие сканы. Это позволяет сэкономить более 12 000 часов рабочего времени кадровиков, что эквивалентно тому, что 6 кадровых специалистов могли бы заниматься исключительно этой переносом данных в систему в течение года.

Альфа Банк успешно внедрил модель подбора сотрудников на основе искусственного интеллекта. Каждый месяц сотни тысяч кандидатов конкурируют за 2000 вакансий в банке. Используя ИИ, Альфа Банк смог оптимизировать процесс подбора, сократив время и усилия рекрутеров. Модель автоматически анализирует резюме и предлагает готовую выборку лучших кандидатов, что увеличивает эффективность и объективность подбора. При этом рекрутеры отклоняют менее 10% рекомендаций ИИ.

Оптимизация анализа данных

Анализ данных играет ключевую роль в цифровизации бизнеса, предоставляя компаниям ценную информацию для стратегических решений. Качественная аналитика помогает организациям генерировать новые идеи, повышать эффективность и снижать издержки. Анализ данных выявляет закономерности и связи, помогая выявить узкие места в процессах и предложить улучшения. Например, анализ данных о потребительском спросе помогает оптимизировать производственные и поставочные процессы. Анализ трафика на веб-сайте может быть использован для улучшения пользовательского опыта и повышения конверсии.

Северсталь внедрила платформу «Научный след», которая позволяет значительно снизить трудозатраты в области аналитики патентов. Система с помощью ИИ может осуществлять поиск и аналитику информации из научных документов и патентов, выявлять химический состав в описании документа и находить необходимых экспертов, присваивая им набор компетенции на основе анализа содержимого их публикаций. Платформа позволила сократить время на подбор и привлечение внешнего эксперта на 40%, а время на первичную проработку технической задачи — на 35%.

ЕВРАЗ использует ИИ для оценки качества заготовок. В рамках контроля качества оператор должен оценить поверхность среза заготовки. Идеально чистая поверхность является гарантией бездефектной продукции. Однако, обнаружение дефектов требует высокой внимательности и подвержено субъективным оценкам оператора. Использование искусственного интеллекта для контроля позволило достичь высокой точности и объективности в оценке качества. Нейросеть способна обнаружить даже мельчайшие дефекты, что ранее могло быть упущено человеческим взглядом. Нейросеть способна обнаруживать дефекты в заготовках с точностью 99,98%, снижая количество брака. Кроме того, система предоставляет объективную информацию, которая может использоваться для постоянного улучшения технологических процессов на предприятии.

Улучшение коммуникации

Цифровые технологии открывают бизнесу уникальные возможности для улучшения внутренней коммуникации. Традиционные рабочие процессы становятся более эффективными и гибкими, сокращая время обмена информацией и улучшая взаимодействие между сотрудниками.

Одним из основных преимуществ цифровых инструментов в области коммуникации и сотрудничества является возможность общения в режиме реального времени, несмотря на географические расстояния. Использование платформ для обмена сообщениями, облачных хранилищ данных и систем управления проектами способствует более эффективному сотрудничеству внутри команды.

Развитие технологий дополненной реальности (AR) также привносит новые возможности для коммуникации с удаленными специалистами. AR-шлемы позволяют виртуально присутствовать на рабочем месте и обмениваться информацией визуальным способом. Это значительно сокращает время на диагностику и ремонт, а также позволяет предотвращать возможные ошибки благодаря оперативному консультированию специалистов.

В АО «Хиагда» (предприятие Горнорудного дивизиона Госкорпорации «Росатом») внедрен цифровой инструмент «полевого» сотрудника с элементами дополненной реальности. Использование AR-очков позволяет сотруднику получать графические пошаговые руководства к действию, идентифицировать оборудование по различным меткам, выполняя операции свободными руками, заполнять голосовыми командами контрольные параметры и чек-листы, а также осуществлять фото, видео и аудио фиксацию самого факта проведенных работ. Также, при наличии связи, система позволяет осуществлять вызовы в режиме индивидуальной и групповой видеоконференцсвязи с удаленными экспертами. Этот подход позволяет от первого лица видеть ситуацию на месте и своевременно и полно инструктировать производственный персонал, либо осуществлять удаленную инспекцию.

Ключевые шаги успешной цифровой оптимизации бизнес-процессов

Для успешного внедрения цифровых инструментов в оптимизации бизнес-процессов необходимо следовать определенным рекомендациям. Во-первых, компании должны провести тщательный анализ своих текущих процессов и выявить узкие места, требующие оптимизации. Затем необходимо выбрать подходящие цифровые решения, учитывая специфику бизнеса и его потребности. Важно также обеспечить поддержку и обучение персонала для эффективного использования новых инструментов. Наконец, необходимо постоянно отслеживать и оценивать результаты внедрения, чтобы вносить коррективы и дальше совершенствовать бизнес-процессы.

Преимущества оптимизации бизнес-процессов с помощью цифровых инструментов безусловны. Они включают в себя повышение производительности, снижение издержек, улучшение качества продукции или услуг, а также более гибкое реагирование на изменения внешней среды. В современном мире, где конкуренция на рынке становится все более острой, цифровизация представляет собой ключевой инструмент для выживания и процветания бизнеса.

Хотите узнать больше о цифровых технологиях, их применении и успешных кейсах внедрения в крупнейших российских компаниях? Регистрируйтесь на конференцию-выставку Smartgopro GO DIGITAL 3-4 апреля