В настоящее время цифровые технологии стали неотъемлемой частью бизнеса, и компании всё больше осознают, что их использование может стать ключом к оптимизации процессов и увеличению прибыли. Практика применения цифровых технологий в бизнесе сегодня обширна, и их выбор зависит от многих факторов, включая тип деятельности компании, специфику рынка, потребности клиентов и другие. Рассмотрим основные принципы использования цифровых решений для оптимизации бизнес-процессов и увеличения прибыли, а также успешные кейсы в этой области.

Как стартовать к проекту оптимизации бизнес-процессов

Для начала необходимо определить цель, которой вы хотите достичь. Оптимизация первого попавшегося процесса может в лучшем случае не оправдать ваших ожиданий, а в худшем - вы потратите средства впустую. Важно составить список наиболее приоритетных задач и постепенно следовать ему. Важно, чтобы результаты оптимизации можно было измерить по какому-то параметру. Цели оптимизации бизнес-процессов могут быть разными. Можно увеличивать скорость промежуточных операций, повышать их эффективность, улучшать коммуникацию между сотрудниками и т.д.

Как цифровые технологии помогают оптимизировать бизнес-процессы

Цифровые технологии позволяют повысить эффективность работы компании множеством способов, среди них:

• Автоматизация рутинных задач
• Управление данными
• Снижение затрат на IT-инфраструктуру

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Автоматизация рутинных задач

Любая компания имеет множество рутинных задач. В основном, это задачи, связанные с документами; чем больше компания, тем больше количество документов, требующих ежедневной обработки. Например, возьмём ситуацию, когда сотруднику, отвечающему за ремонт оборудования необходимо по итогам работы сформировать отчёт. После этого он должен его распечатать и отнести другому сотруднику. Таким образом, много времени тратится на задачи, которые не приносят прибыли. Кроме того, в случае необходимости, поиск этого отчёта в архиве может занять значительное время.

Введение электронного документооборота позволяет решить эти проблемы: сотрудник может заполнить отчёт по шаблону, и он тут же окажется доступным в общей системе, где его можно будет быстро найти, а сотрудникам не придётся тратить время на перемещение бумажных документов. Также пропадает необходимость копировать документы, в случае, когда они необходимы нескольким сотрудникам. В качестве дополнительных преимуществ электронного документооборота можно выделить экономию на обслуживание принтеров и бумагу, что ещё и повышает экологичность вашей компании.

Например, на Высокогорском горно-обогатительном комбинате (ВГОК) внедрили систему электронного документооборота наряд-заданий. Система позволила сократить время, которое начальник участка тратил на бумажную работу на 6 часов в неделю, а также повысить безопасность работы за счет исключения ошибок заполнения наряд-заданий и автоматической загрузки инструктажей.

Управление данными

Используя цифровые технологии, можно собирать и анализировать данные для принятия более эффективных решений. Собранная информация поможет выявить узкие места в процессах, которые поддаются оптимизации. Собирать данные для анализа можно по-разному, в зависимости от конкретной компании и того, какую выгоду она хочет извлечь из этих данных.

На промышленных предприятиях часто собирают данные для предиктивной аналитики. Для этого на оборудование устанавливаются IoT-датчики, которые накапливают параметры работы оборудования на достаточно большом промежутке времени. Затем внедряют системы для прогнозирования будущих выходов из строя оборудования, или рекомендации оптимальных параметров работы оборудования.

В ритейле и финтехе часто данные собирают для персональных маркетинговых предложений и улучшения клиентского опыта. Специальная система может собирать данные о поведении и предпочтениях пользователя, например, с помощью мобильного приложения. На основе предпочтений можно прогнозировать, что пользователю может быть интересно и формировать персональные предложения.

Например, в компании «Дикси» внедрена многоуровневая программа лояльности, которая использует персональные предложения для клиентов. После года работы анализ эффективности этой системы показал, что клиенты, пользующиеся рекомендациями, в месяц тратят в два раза больше, других. Также, 60% покупателей при начале использования персональных предложений продолжили практику и увеличили ежемесячные траты.

Снижение затрат на IT-инфраструктуру

Современные достижения в области скоростной передачи данных и криптографии позволили реализовать такой вид услуг как облачные вычисления. Сегодня многие компании имеют необходимость пользоваться каким-либо программным обеспечением (ПО). Соответственно, для его работы необходимо оборудование. Содержать крупную ИТ-инфраструктуру дорого и сложно, особенно компаниям, специализирующимся на производстве продуктов и услуг, не являющихся информационными технологиями. Облачные решения позволяют им убрать непрофильные расходы на закупку и обслуживание ИТ-оборудования и необходимых для работы специалистов. Все сложные вычисления реализуются удалённо, данные для их проведения и результаты безопасно передаются по зашифрованному каналу через интернет-сеть.

Переход на облачные сервисы также позволяет сэкономить компаниям, у которых есть сезонные нагрузки на ИТ-оборудование, например, ритейлу в период праздников или агропромышленным компаниям в период сбора урожая. Экономия достигается за счет двух факторов:

1. Нет необходимости закупать дорогостоящее оборудование, которое большую часть времени не будет загружено работой
2. Можно мгновенно увеличить вычислительную мощность при необходимости

Кроме того, облачные решения более экологичны, так как провайдер облачных сервисов может максимально эффективно распределять нагрузку на оборудование и таким образом уменьшить общее его количество энергопотребления.

Примером, когда облачное решение было выгоднее, чем развёртывание собственной инфраструктуры может быть случай компании «Ашан Ритейл Россия». Компании необходимо периодически использовать много мощностей для обучения сложных ML-моделей. По расчётам компании, затраты на аренду вычислительных ресурсов в облаке значительно меньше, чем при закупке собственного оборудования, что позволяет повысить прибыль от инвестиций.

Практика применения цифровых технологий

Начинать цифровизацию бизнес-процессов стоит с тех процессов, которые наиболее вероятно принесут значительный результат. Также стоит планировать этапы оптимизации, чтобы постепенно внедрять новые технологии по мере необходимости. Уже реализованные проекты могут значительно упростить реализацию будущих, например, внедрение датчиков на промышленном производстве позволит оператору удалённо и мгновенно получать предупреждения о сбоях, что сократит время простоя, а в будущем, данные с этих датчиков позволят внедрять проекты связанные с предиктивной аналитикой.

Все случаи, когда цифровые решения могут оптимизировать бизнес-процессы сложно описать. Выбор способа применения цифровых технологий зависит от многих факторов, таких как тип деятельности компании, особенности рынка, потребительские модели и многие другие. Однако изучать, как цифровые технологии могут вам помочь и внедрять их необходимо. Цифровые технологии становятся все более распространёнными, и компании, которые не используют их потенциал, могут отставать от конкурентов, а в перспективе и вовсе утратить конкурентоспособность.  

Узнать больше о цифровой трансформации вы сможете на нашей онлайн-конференции Go Digital 13-14 декабря.